Condiciones del Servicio

1. Aceptación de las Condiciones

Las presentes Condiciones del Servicio (en adelante, "las Condiciones") regulan el acceso y uso de la plataforma CRExpedientes (en adelante, "la Plataforma" o "el Servicio"), operada por ADNET S.A (en adelante, "el Proveedor", "nosotros" o "nuestro"), con domicilio en Costa Rica.

Al registrarse, acceder o utilizar la Plataforma, usted (en adelante, "el Usuario" o "el Cliente") declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estas Condiciones. Si no está de acuerdo con alguna de las disposiciones aquí contenidas, deberá abstenerse de utilizar el Servicio.

Estas Condiciones se rigen por la legislación de la República de Costa Rica, en particular por la Ley N.° 7472 — Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, la Ley N.° 8642 — Ley General de Telecomunicaciones y el Código de Comercio de Costa Rica.

2. Descripción del Servicio

CRExpedientes es una plataforma de software como servicio (Software as a Service — SaaS) que ofrece herramientas de gestión empresarial, incluyendo pero no limitándose a:

• Gestión de expedientes y documentos digitales.
• Sistema de tickets con tableros tipo Kanban.
• Gestión de relaciones con clientes (CRM).
• Campañas de correo electrónico y marketing.
• Comunicación multicanal con clientes y contactos a través de WhatsApp Business API, Instagram Direct y Facebook Messenger, centralizada en una bandeja de entrada unificada.
• Gestión de plantillas de mensajes para WhatsApp Business.
• Calendario y gestión de citas.
• Generación de reportes y analítica.
• Integración con servicios de terceros (Google Workspace, Meta Business Suite, pasarelas de pago, entre otros).
• Gestión multi-inquilino (multi-tenancy) con aislamiento de datos por organización.

El Proveedor se reserva el derecho de modificar, actualizar, ampliar o descontinuar funcionalidades del Servicio en cualquier momento, notificando previamente al Usuario cuando dichos cambios sean sustanciales.

3. Registro y Cuenta de Usuario

3.1 Requisitos de registro

Para utilizar la Plataforma, el Usuario debe:

• Ser mayor de dieciocho (18) años o contar con la capacidad legal para contratar.
• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el proceso de registro.
• Contar con una dirección de correo electrónico válida.
• Aceptar estas Condiciones y la Política de Privacidad.

3.2 Responsabilidad de la cuenta

El Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo electrónico y contraseña). Cualquier actividad realizada bajo su cuenta será responsabilidad exclusiva del titular de la misma.

El Usuario se compromete a notificar de manera inmediata al Proveedor ante cualquier uso no autorizado de su cuenta o cualquier vulneración de seguridad, escribiendo a seguridad@crexpedientes.com.

3.3 Cuentas organizacionales

Si el Usuario registra una cuenta en nombre de una empresa, organización o entidad, declara y garantiza que tiene la autoridad necesaria para vincular dicha entidad a estas Condiciones. En este caso, "el Usuario" se referirá tanto a la persona física como a la entidad representada.

4. Planes, Suscripciones y Facturación

4.1 Planes de servicio

La Plataforma ofrece diferentes planes de suscripción con distintos niveles de funcionalidad, almacenamiento y límites de usuarios. Los detalles de cada plan, incluyendo precios y características, están disponibles en la sección de Precios de nuestro sitio web y dentro de la Plataforma.

4.2 Período de prueba

El Proveedor podrá ofrecer períodos de prueba gratuitos a su discreción. Al finalizar el período de prueba, el Usuario deberá seleccionar un plan de pago para continuar utilizando el Servicio. Si no lo hace, su acceso a funcionalidades premium será restringido.

4.3 Facturación y pagos

• Los pagos se procesan en colones costarricenses (CRC) o dólares estadounidenses (USD), según el plan seleccionado.
• La facturación puede ser mensual o anual, según la opción elegida por el Usuario.
• Los pagos se procesan a través de pasarelas de pago autorizadas (OnvoPay, SINPE Móvil).
• El Proveedor emitirá factura electrónica conforme a la normativa tributaria costarricense vigente (Resolución DGT-R-48-2016 y sus reformas).

4.4 Renovación automática

Las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada período de facturación (mensual o anual), salvo que el Usuario cancele la suscripción antes de la fecha de renovación. El Proveedor enviará un recordatorio previo a la renovación.

4.5 Cambios de precio

El Proveedor se reserva el derecho de modificar los precios de los planes de suscripción. Cualquier cambio de precio será notificado al Usuario con al menos treinta (30) días naturales de anticipación. El Usuario podrá cancelar su suscripción si no acepta el nuevo precio.

4.6 Impuestos

Los precios publicados no incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) ni otros impuestos aplicables según la legislación costarricense. Estos serán agregados al monto total de la factura.

5. Uso Aceptable del Servicio

El Usuario se compromete a utilizar la Plataforma de manera lícita y responsable. Queda prohibido:

• Utilizar el Servicio para actividades ilegales, fraudulentas o que infrinjan la legislación costarricense o internacional.
• Enviar correos electrónicos masivos no solicitados (spam) a través de las herramientas de campañas de la Plataforma.
• Distribuir virus, malware o cualquier código malicioso a través de la Plataforma.
• Intentar acceder sin autorización a cuentas de otros usuarios, servidores o redes conectadas al Servicio.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier componente del software.
• Utilizar la Plataforma de maneras que puedan sobrecargar, dañar o deteriorar su infraestructura.
• Suplantar la identidad de otra persona o entidad.
• Almacenar o transmitir contenido que infrinja derechos de propiedad intelectual de terceros.
• Violar la privacidad de terceros o compartir datos personales sin el consentimiento adecuado, conforme a la Ley 8968.
• Utilizar las funcionalidades de marketing para enviar comunicaciones a destinatarios que no hayan otorgado su consentimiento.
• Utilizar cualquier herramienta de la Plataforma para recopilar, extraer o scrapear datos de servicios de terceros (incluyendo Meta/Facebook) en violación de los términos de servicio de dichos proveedores.

El incumplimiento de estas disposiciones podrá resultar en la suspensión o terminación inmediata de la cuenta del Usuario, sin derecho a reembolso.

6. Propiedad Intelectual

6.1 Propiedad del Proveedor

La Plataforma, incluyendo pero no limitándose a su código fuente, diseño, interfaces, logotipos, marcas comerciales, textos, gráficos, algoritmos y documentación, es propiedad exclusiva de ADNET S.A y está protegida por las leyes de propiedad intelectual de Costa Rica (Ley N.° 6683 — Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos) y los tratados internacionales aplicables.

El uso de la Plataforma no otorga al Usuario ningún derecho de propiedad sobre el software ni sobre sus componentes. Se concede únicamente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para el uso del Servicio durante la vigencia de la suscripción.

6.2 Contenido del Usuario

El Usuario conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre los datos, documentos, expedientes y contenido que ingrese en la Plataforma. El Proveedor no reclamará la propiedad sobre dicho contenido.

Al utilizar la Plataforma, el Usuario otorga al Proveedor una licencia limitada para almacenar, procesar y mostrar su contenido exclusivamente con el propósito de prestar el Servicio contratado.

7. Privacidad y Protección de Datos

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad, la cual forma parte integral de estas Condiciones.

El Proveedor actúa como encargado del tratamiento de los datos que el Usuario ingresa en la Plataforma. El Usuario, en su calidad de responsable del tratamiento, garantiza que cuenta con las bases legales necesarias para el tratamiento de los datos personales que ingrese en la Plataforma, conforme a la Ley 8968.

Cuando el Usuario utilice las funcionalidades de CRM, campañas de correo o gestión de contactos, es su responsabilidad asegurarse de contar con el consentimiento de los titulares de los datos conforme a la legislación vigente.

8. Disponibilidad y Niveles de Servicio

8.1 Disponibilidad

El Proveedor se esfuerza por mantener la Plataforma disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Sin embargo, no se garantiza una disponibilidad del 100%, debido a factores como mantenimiento programado, actualizaciones, o circunstancias de fuerza mayor.

8.2 Mantenimiento

El Proveedor podrá realizar mantenimiento programado, el cual será notificado al Usuario con la mayor antelación posible. En caso de mantenimiento de emergencia, se informará al Usuario lo antes posible a través de los canales de comunicación disponibles.

8.3 Soporte técnico

El soporte técnico se brinda a través de correo electrónico a soporte@crexpedientes.com y los canales habilitados dentro de la Plataforma. Los tiempos de respuesta varían según el plan de suscripción contratado.

9. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación costarricense:

• El Servicio se proporciona "tal cual" (as is) y "según disponibilidad" (as available), sin garantías de ningún tipo, ya sean expresas o implícitas.
• El Proveedor no garantiza que el Servicio sea ininterrumpido, libre de errores, seguro o libre de virus u otros componentes dañinos.
• El Proveedor no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo la pérdida de beneficios, datos, uso, buena voluntad u otras pérdidas intangibles.
• La responsabilidad total acumulada del Proveedor no excederá el monto pagado por el Usuario durante los doce (12) meses anteriores al evento que dio lugar al reclamo.
• El Proveedor no será responsable por el contenido que el Usuario almacene, procese o transmita a través de la Plataforma.

10. Indemnización

El Usuario se compromete a indemnizar, defender y mantener indemne al Proveedor, sus directores, empleados y colaboradores, frente a cualquier reclamación, demanda, daño, pérdida, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surjan de:

• El uso del Servicio por parte del Usuario o de cualquier persona que utilice su cuenta.
• La violación de estas Condiciones por parte del Usuario.
• La infracción de derechos de terceros, incluyendo derechos de propiedad intelectual o derechos de privacidad.
• El contenido que el Usuario almacene o transmita a través de la Plataforma.

11. Suspensión y Terminación

11.1 Terminación por el Usuario

El Usuario puede cancelar su cuenta y suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o mediante solicitud escrita a soporte@crexpedientes.com. La cancelación será efectiva al final del período de facturación vigente.

11.2 Terminación por el Proveedor

El Proveedor podrá suspender o terminar la cuenta del Usuario en los siguientes supuestos:

• Incumplimiento de estas Condiciones o de la Política de Privacidad.
• Falta de pago de la suscripción después de los períodos de gracia establecidos.
• Uso del Servicio para actividades ilícitas o que vulneren derechos de terceros.
• Solicitud de autoridad judicial o administrativa competente.
• Por razones de seguridad o para proteger a otros usuarios.

11.3 Efectos de la terminación

Tras la terminación de la cuenta:

• El acceso al Servicio cesará inmediatamente.
• El Usuario tendrá un plazo de treinta (30) días naturales para solicitar una copia de sus datos antes de que sean eliminados.
• El Proveedor eliminará o anonimizará los datos del Usuario conforme a la Política de Privacidad, salvo obligación legal de conservación.
• No se realizarán reembolsos por períodos parciales no utilizados, salvo que la terminación sea atribuible al Proveedor.

12. Política de Reembolsos

• Los pagos realizados son no reembolsables, salvo las excepciones previstas en estas Condiciones o cuando la ley lo requiera.
• Si el Servicio presenta una interrupción grave no atribuible al Usuario que dure más de setenta y dos (72) horas consecutivas, el Usuario podrá solicitar un crédito proporcional al período de interrupción.
• Los reembolsos, cuando sean procedentes, se realizarán por el mismo medio de pago utilizado en la transacción original.

13. Integraciones y Servicios de Terceros

La Plataforma puede integrarse con servicios de terceros (Google Workspace, Meta/Facebook Platform, procesadores de pago, servicios de almacenamiento, entre otros).

• El Usuario reconoce que el uso de estas integraciones está sujeto tanto a estas Condiciones como a los términos y políticas de cada proveedor (por ejemplo, las Condiciones de la plataforma de Meta).
• El Usuario se compromete a no utilizar las integraciones de redes sociales para fines prohibidos por dichas plataformas.
• El Proveedor no se responsabiliza por cambios, suspensiones o fallos en las API de terceros que puedan afectar la funcionalidad de la Plataforma.
• La activación de cualquier integración es responsabilidad exclusiva del Usuario.

13.1 Integración con la Plataforma de Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger)

CRExpedientes actúa como proveedor de tecnología (Tech Provider) ante Meta Platforms, Inc. y ofrece funcionalidades de comunicación multicanal utilizando las APIs oficiales de WhatsApp Business, Instagram y Messenger a través del proveedor de servicios de comunicación Twilio Inc.

Al activar estas integraciones, el Usuario acepta que:

• Los mensajes enviados y recibidos a través de WhatsApp, Instagram Direct y Facebook Messenger serán procesados y almacenados en la Plataforma para su gestión centralizada.
• El envío de mensajes a través de WhatsApp Business API está sujeto a la aprobación de plantillas de mensajes por parte de Meta y a la Política Comercial de WhatsApp Business.
• El Usuario es responsable de obtener el consentimiento de sus contactos o clientes finales antes de iniciar comunicaciones a través de estos canales, conforme a las políticas de Meta y la legislación de Costa Rica (Ley 8968).
• El Usuario se compromete a no enviar mensajes masivos no solicitados (spam), contenido ilegal, abusivo o que viole las políticas de uso de Meta.
• Meta Platforms, Inc. puede modificar, suspender o revocar el acceso a sus APIs en cualquier momento. El Proveedor no se responsabiliza por interrupciones del servicio causadas por decisiones de Meta o Twilio.

13.2 Uso de datos de la Plataforma de Meta

Los datos obtenidos a través de las APIs de Meta se utilizan exclusivamente para facilitar la comunicación entre la organización del Usuario y sus contactos dentro de CRExpedientes. El tratamiento de estos datos se rige por nuestra Política de Privacidad (Sección 11 — Uso de Datos de la Plataforma Meta).

CRExpedientes cumple con las Políticas de la Plataforma de Meta para Desarrolladores y las Condiciones de la Solución de WhatsApp Business.

14. Comunicaciones

Al registrarse en la Plataforma, el Usuario acepta recibir comunicaciones transaccionales relacionadas con el Servicio (confirmaciones de cuenta, notificaciones de pago, alertas de seguridad, actualizaciones de las Condiciones).

Las comunicaciones comerciales y promocionales se enviarán únicamente con el consentimiento previo del Usuario, quien podrá revocar dicho consentimiento en cualquier momento mediante los mecanismos de cancelación de suscripción proporcionados en cada comunicación.

15. Fuerza Mayor

El Proveedor no será responsable por el incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento sea causado por eventos fuera de su control razonable, incluyendo pero no limitándose a: desastres naturales, pandemias, conflictos bélicos, actos de terrorismo, interrupciones en servicios de telecomunicaciones o internet, ataques cibernéticos, acciones gubernamentales o cualquier otra causa de fuerza mayor reconocida por la legislación costarricense.

16. Modificaciones a las Condiciones

El Proveedor se reserva el derecho de modificar estas Condiciones en cualquier momento. Cuando se realicen cambios sustanciales, el Usuario será notificado con al menos quince (15) días naturales de anticipación a través de:

• Correo electrónico a la dirección asociada a su cuenta.
• Notificación destacada dentro de la Plataforma.

El uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor de las modificaciones constituirá la aceptación de las nuevas Condiciones. Si el Usuario no acepta las modificaciones, deberá cancelar su cuenta antes de la fecha de entrada en vigor.

17. Legislación Aplicable y Resolución de Controversias

17.1 Legislación aplicable

Estas Condiciones se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Costa Rica, incluyendo:

• Ley N.° 7472 — Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor.
• Ley N.° 8642 — Ley General de Telecomunicaciones.
• Ley N.° 6683 — Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos.
• Ley N.° 8968 — Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.
• Código de Comercio de Costa Rica.

17.2 Resolución de controversias

Las partes intentarán resolver cualquier controversia de manera amistosa. Si no se alcanza un acuerdo dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la notificación escrita de la controversia, cualquiera de las partes podrá someter la disputa a la jurisdicción de los tribunales competentes de la República de Costa Rica, con sede en San José.

18. Disposiciones Generales

• Acuerdo completo: Estas Condiciones, junto con la Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre el Usuario y el Proveedor respecto al uso del Servicio.
• Separabilidad: Si alguna disposición de estas Condiciones fuera declarada nula o inaplicable por un tribunal competente, las demás disposiciones permanecerán en pleno vigor y efecto.
• Renuncia: La falta de ejercicio de cualquier derecho por parte del Proveedor no constituirá una renuncia a dicho derecho.
• Cesión: El Usuario no podrá ceder ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estas Condiciones sin el consentimiento previo y por escrito del Proveedor.
• Idioma: En caso de que estas Condiciones se traduzcan a otros idiomas, la versión en español prevalecerá en caso de conflicto.

19. Información de Contacto

Para cualquier consulta sobre estas Condiciones del Servicio, puede contactarnos a través de: